西安体育学院公文处理暂行办法
（2006年7月21日）
第一章 总则
第一条、为使学院党政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高党政公文处理工作的效率和质量，根据上级部门关于公文处理办法的有关规定，结合我院实际情况，制定本办法。
第二条、学院各部门要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理的效率和质量。行文力求少而精，注重实效。
第三条、公文是传达方针、政策，发布报告、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作，是加强领导，提高办公质量和效率的重要环节之一。因此，各部门负责人和办公室必须重视公文处理工作。
第四条、公文包括：上级部门和院外各单位来文，学院向上级部门和院外各单位的发文，学院向院内各单位的发文，院内各单位向学院呈送的请示、报告等。
第五条、学院各部门都应有一位领导同志分管负责公文处理工作，参照本管理办法制定本部门的实施细则，指定专人具体管理本部门日常公文处理工作。要充分认识公文处理工作的严肃性和时效性，要有高度的组织纪律观念、保密观念。党委与院长办公室负责全院党政公文处理的指导、监督、催办、检查落实工作，定期或不定期地检查或抽查各部门、各单位公文的处理情况。
第六条、学院公文管理工作采取集中统一与分级负责处理、保管的原则。在公文处理中，必须严格遵守国家的法律、法规和有关保密规定。
第二章 收文
第七条、学院的来文（包括院内各部门上报的请示报告等）、重要函件、秘密刊物等由党委与院长办公室按签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、清理、立卷、归档等程序进行管理，填写《西安体育学院收文处理专用单》（见附件）送学院领导签批或者交有关部门办理的公文，要做到紧急公文抓紧催办、督办，重要公文重点催办、督办，一般公文定期催办、查办。
第八条、所收公文由党委与院长办公室负责人签注，根据内容分送院领导阅示或交院内有关部门办理。院内单位直接收到上级部门下发或参加上级部门会议所获得的公文，应提交党委与院长办公室统一处理。
第九条、提高阅文效率。送院领导阅示的文件，一般应在送达当天阅毕；送职能部门传阅的文件，一般应在送达后2日内阅毕；急件随到随阅。
第十条、文件一般不得带回家或携带出入公共场所，涉密文件必须在党委与院长办公室办理借阅手续后，在指定阅文室阅读。上级部门的公文（涉密文件和注明不准翻印的除外），根据请示发文机关同意，经党委与院长办公室主任批准后，方可复印。
第十一条、承办文件的部门要按照批办意见和文件要求，指定专人在规定时限内办理。承办事项涉及其他部门的，承办部门要主动与有关部门协商办理。办理完毕后，应注明办理情况，送党委与院长办公室归档备查。对文件不属于本部门（单位）职责范围或者不适宜由本部门（单位）办理的，或因特殊情况不能在规定时间内办完的，须及时报告党委与院长办公室。
第十二条、负责文秘工作的人员要加强对文件执行情况的信息反馈工作。上级部门和学院下达的有些文件，各部门、单位要及时将执行情况、遇到的问题或意见、建议报党委与院长办公室。加强工作责任制的落实，确保执行文件的时限性与时效性。
第三章 发文
第十三条、学院党政公文实行学院和党委与院长办公室两级行文制度。凡涉及全院性和政策性文件，须经学院党委会或院务会审定，以学院党委或行政名义发布。拟文单位应填写《公文稿件首页纸》（见附件），按拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序进行管理。发文字号规定为：西体党字〔〕、西体党发字〔〕号、西体院字〔〕号、西体院发字〔〕号、西体办字〔〕号，并加盖学院或办公室公章。
第十四条、学院各部门在职责范围内向院内发函。文件文头明确部门名称，如“西安体育学院教务处文件”。字体规格比学院文件文头字体小一字号。发文字号规定为年号加序号，如“[2006]6号”，文号右侧标识签发人姓名（签发人为分管院领导）。部门文件内容主要是发布周知性通知、进行工作安排、落实学院有关政策规定的具体实施办法；对学院政策规定进行解释；向学院报送的请示、报告等，亦可在职责范围内发布部门政策性文件，但不得与学院的有关政策和规章制度相抵触，并须报请分管的院领导审核同意，抄报党委与院长办公室及有关职能部门备案。
第十五条、学院发文种类有决定（对重要事项或重大行为做出安排）、决议（经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项）、指示（院领导对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则）、请示（对上级机关领导人请示某项工作事宜，要求审核指示）、报告（对上级领导报告工作、反映情况和问题）、批复（答复下级单位的请示报告）、批示（转发或者批转下级单位的工作报告、建议或计划）、通报（表彰先进，批评错误，传达重要情况，使院内各单位或部分单位人员周知）、通知（为使特定的机关、单位或个人知道某项事宜）、申请（工作人员或学生关于某种问题向上级负责人提出要求）、通告（一般事件需要在一定范围内公布应当遵守或周知）、布告（对全体人员公布关于法令性的事项）、函（单位之间相互询问、商洽工作）、便函（关于事务性问题的相互联系）、会议纪要（传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行）、嘉奖令（学院表彰嘉奖为学院建设与发展做出突出贡献的单位或个人）、简报（由办公室向全院及上级部门通报学院改革与发展的重大事项）等。
第十六条、各部门向学院呈送请示、报告，经主管院领导签署意见后，送至党委与院长办公室（必要时可抄送有关职能部门）。
第十七条、学院公文格式参照国家质量技术监督局编制的《国家行政机关公文格式》执行（见附件）。
第四章 公文立卷归档
第十八条、公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。个人不得私自保存应存档的公文原件。
第十九条、上级部门和学院内部公文的立卷、归档，按照国家及学院的有关档案工作规定，由各部门指定兼职档案员负责本部门工作范围内已办理完毕公文的立卷和归档，在次年三月份交学院综合档案室集中管理。
第二十条、公文立卷应以上级来文和本单位形成的公文为重点。公文归档，应遵循文件材料的形成规律，根据其相互联系，保存价值分类整理立卷，便于保管和查阅。
第二十一条、立卷的公文要分类准确，根据发文机关、问题、时间、名称等公文特征进行立卷。整理立卷要做到：
（一）卷内文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。文件材料的底稿、附件及报表一律使用碳素或蓝黑墨水书写。需归档的传真件，必须重新抄写后连同原件一起归档。
（二）对要归档的文件材料要分清年度，将其按形成或针对的年度分开。一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划、预算，一般归入其针对的第一个年度；跨年度的总结、决算，归入其内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件材料，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件材料归入公布或批准年度；按学年处理的文件材料归入专门年度；跨年度的项目材料归入完成、竣工年度。
（三）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内，附图册、表册、照片应整理编号与文字材料共同组成保管单位。卷内文件要求文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列。其它配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
（四）在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系的情况下，归档的文件材料要按永久、长期、短期分别组卷。根据我院《档案工作规范手册》中“各类档案归档范围及保管期限表”进行。
（五）立卷视文件材料数量的多少进行，每卷一般不超过 200页，采用软卷皮立薄卷的方法成卷。
（六）对卷内文件材料进行检查调整、按顺序排好后，无论单面或双面，只要有字迹材料的页面，均应依次在正面的右下角、背面的左下角编页号，空白页不编号。
（七）卷内文件材料件数的计算：一般以每份文件材料单独为一件；请示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿与历次修改稿，正件与附件都按一件计算。每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。
（八）每个案卷要按规定格式填写卷内备考表。案卷题名应简明确切，体式一致。
（九）装订成卷时要拆除文件材料上的金属物；对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，可进行加边、修补和裱糊；字迹稍模糊的应复制与原件放在一起；图件要按4号图纸规格折叠成手风琴式，其余各种文件材料大小为 16开，较大的材料表格可按此规格适当折叠。采用三孔一线的方法装订。
第二十二条、各部门要对上一年的文件材料进行清理、立卷，根据案卷内部的重要程度确定保管期限，写上标题，书写卷内目录和案卷目录，按照学院综合档案室规定的时间办理移交手续。
第五章 附则
第二十三条、本办法自印发之日起施行。各项条款由党委与院长办公室负责解释。
