第一章 总 则
第一条 为了加强学院综合档案管理工作，做到门类齐全，结构合理，服务有效，目标管理，使档案各个管理环节规范化，提高管理水平，更有效地保护和利用档案，为学院建设发展和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和原国家教委《普通高等学院档案管理办法》等法律和规章，结合学院实际情况，制订本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。
第三条 学院档案工作是办学的重要基础工作之一，也是反映学院教育质量和管理水平的重要标志。学院档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 管理体制
第四条 学院档案是国家档案事业的组成部分，接受教育部、国家档案局、陕西省教育厅、陕西省档案局、陕西省体育局的业务指导、监督和检查。
第五条 学院有一位院领导分管档案工作，学院设立党委与院长办公室综合档案室，综合档案室既是本院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案的科学文化事业机构。
第六条 实行部门立卷制度，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并指定专人兼职从事档案工作。院内所有从事档案工作的专职、兼职人员，以综合档案室为龙头共同构建全院档案工作网络。他们的职责是：
1．分管院领导
（1）分管院长把档案工作纳入自己的议事日程；
（2）参加学院档案工作的重要会议；
（3）动员和督促学院中层干部重视、支持档案工作，并完成档案工作任务；
（4）阅读有关档案工作的文件，档案工作汇报，做出决定；
（5）解决档案工作方面的有关问题。
2．分管档案工作各部门领导
（1）参加学院召开的档案工作会议；
（2）具体领导并支持本部门兼职档案员进行立卷归档工作，动员本部门所有成员支持档案工作；
（3）对本部门立卷的档案进行审定，并在案卷备考表上签字；
（4）对部门立卷过程中的非物质因素（如人际关系，收集和利用中的矛盾等）提出解决办法。
3．分管档案工作的党委院长办公室主任
（1）根据上级档案工作的原则要求，结合学院实际，提出学院档案工作的设想，对学院档案工作进行规划、计划，并列入学院的相应文件；
（2）把握工作时机，采取得力措施，推动学院档案工作的发展；
（3）协助学院综合档案室解决实际问题。为分管院长当好参谋；
（4）采取切实措施，调动专、兼职档案人员的积极性，并注意解决或争取解决与他们切身利益相关的问题；
（5）注意协调关系，统一意见，指导档案工作的开展。
4．档案室负责人
（1）掌握学院各类档案的实际情况，具体指导全校的档案工作；
（2）提出年度、学期档案工作的计划，对档案工作中存在的问题提出具体的改进意见，写出年度总结；
（3）负责档案工作的业务建设和档案的保管、保密、安全等工作；（4）领导和指导兼职档案员开展工作，并做好他们的协调工作；
（5）负责对全院档案人员进行业务培训。
5．档案工作的专职人员
（1）要热爱档案工作，一心扑在档案工作上，对所管理的档案安全负责；
（2）熟悉档案业务、有较宽的知识面，能坐得下来工作，钻得进去研究；当熟悉档案、提供利用的知情人；
（3）对自己管理的档案要管理有序，有章可循。提供利用要热情、主动、准确，并能对用户起参谋、咨询作用；
（4）在实现了部门立卷之后专职档案人员要胜任部门立卷的指导工作和组织工作，并把主要精力放在档案信息的开发和编研利用以及现代化的管理方面。
6．各部门兼职档案员
（1）热爱档案工作，学习档案工作的基本知识，掌握档案工作基本方法；
（2）在学院档案室专职人员的指导下，负责完成本部门的档案立卷工作；
（3）研究解决立卷过程中遇到的问题，重要的问题要及时汇报；
（4）积极参加学院档案工作会议，认真贯彻会议精神，积极承担、按期完成相关的工作任务。
第三章 文件材料的立卷归档、移交和接收工作
第七条 学院各部门的工作与档案工作实行“三纳入”、“四同步”管理；即纳入学院计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第八条 全院档案划分为党群、行政、教学、科研、竞赛训练、基建、仪器设备、出版、外事、财会共十个门类，以及声像、历史、人物、实物、校史资料等特殊载体和类别。
第九条 档案保管的期限分永久、长期、短期三种。即对学院、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社会有参考利用价值的，列为长期保管；凡在较短时期内对学院工作有参考价值的，列为短期保管。
第十条 归档的范围以学院形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次是上级和其他单位发来的文、电及附件，上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主；照片、录音带、录像带、软盘、宣传品、奖品、印模等应与相关的纸质文件材料一同归档，声像材料应标明时间、地点、内容和作者。不归档的文件材料有：参考性文件、未定稿的文件、重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件、未生效文件及非本部门发出的文件。
第十一条 档案归档程序的要求及归档的时间。
1、立卷分类
（1）分年度：一般文件归入写成年，跨年度的文件归入办结年；年度计划、总结、报表、预决算等文件归入针对年；长远计划归入针对的头一年；
（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开；
（3）分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。
2、立卷组合
（l）立卷组合的基本要求是应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密；
(2）立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：会议文件按会议的届次组合；来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合；学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
（3）卷内文件排列按重要程度或时间顺序排列，批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列；
(4）编号：用铅笔编写成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角；
（5）填写卷内文件目录：
① 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号；
② 文号：文件制发机关的发文字号；
③ 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者
④ 题名；即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题；
⑤ 日期：文件的形成时间；
⑥ 页号：卷内文件起止之页的编号。
（6）填写卷内备考表：
① 本卷情况说明：组卷人填写卷内文件出现的修改、补充、移出、销毁等情况。案卷填好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间；
② 立卷人：由组成本卷的责任者签名；
③ 检查人：由对案卷质量进行审核的部门负责人签名。
（7）拟写案卷标题：要求结构完整，一般应准确概括卷内文件时间、主要责任者、内容、名称（文种）。部份案卷题名可用项目的名称代号。一般在卷面，不超过50字。
（8）装订：要去掉卷内文件上的铁质金属物，修补破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，按标准用细线逐件装订。
3、归档时间和手续。
①党政部门按年度归档的部门、教学训练部门和按教学年度归档的部门均在次年三月底以前归档；
②科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档；
③随时接收上级规定应接收的档案；
④接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
第四章 档案的管理、利用和开放
第十三条 综合档案室遵循便于保管和利用的原则，对所馆藏档案进行分类、编号和排列。编制必要的检索工具，为管理和利用档案提供方便条件。
第十四条 综合档案室在提供档案利用时，应执行国家的保密规定，确保档案的安全，并做好宣传和咨询服务等工作。
第十五条 综合档案室按规定对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意，并造册报请主管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十六条 综合档案室建立档案统计制度，按年度对档案的收集、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级报送档案工作基本情况统计表。
第十七条 综合档案室定期检查档案保管情况，积极采取各种技术措施，不断改善档案保管条件，逐步实现档案管理和检索工作现代化。
第十八条 综合档案室按照规定向全院和社会开放馆藏档案。保证归档单位对本单位档案的查阅利用。积极开展档案编研工作，主动为学院各项工作服务、为社会需要服务，充分发挥档案的利用价值。
第十九条 未经综合档案室或学院授权的部门同意，任何组织和个人无权公布馆藏档案。
第五章 附 则
第二十条 本办法由党委院长办公室综合档案室负责解释。
第二十一条 本办法自公布之日起施行。学院原有相关规定同时废止。
